Při použití citovaných textů nebo jiných cizích zdrojů je důležité se řídit pravidly, které pomohou s budoucím formátováním textu. Pouhým zkopírováním textu např. z webové stránky se do Word dokumentu dostanou i webové styly, kterých se špatně zbavuje a tvoří nekonzistentní výsledný dojem. Je tedy vhodné nepoužívat standardní CTRL+Cizí, CTRL+Vlastní, ale využít buď poznámkový blok nebo nabídky "Vložit jinak...".
Postup s poznámkovým blokem
Tento postup funguje ve všech případech.