Při použití citovaných textů nebo jiných cizích zdrojů je důležité se řídit pravidly, které pomohou s budoucím formátováním textu. Pouhým zkopírováním textu např. z webové stránky se do Word dokumentu (nebo i do e-mailové zprávy) dostanou i webové styly, kterých se špatně zbavuje a tvoří nekonzistentní výsledný dojem.